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El software CRM garantiza la buena gestión de los clientes y proporciona la herramienta perfecta de comunicación automatizada.


El Progreso Técnológico ha ayudado a que las empresas cada día puedan tener una Gestión de Clientes mucho más organizada y automatizada. Esto se ve reflejado en las distintas funcionalidades del CRM SOFTWARE. En esta web explicaremos de que trata este sistema de gestión y para que se usa.

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Gestión de las bases de datos de clientes. CRM

Toda aquella información sobre los clientes actuales y potenciales debe registrarse de manera automática. Aspectos como el nombre, la dirección, el número de cuentas del cliente, las preferencias, los artículos que compra, la fecha de cumpleaños y cualquier otra información puede ser relevante archivarla. Para ello, las empresas cuentan con las bases de datos, que han tenido un gran desarrollo en los últimos años.

Adicionalmente, si echamos un vistazo a nuestro alrededor observaremos que la aparición de nuevas tecnologías y el avance tecnológico al que nos enfrentamos pueden ayudarnos a gestionar estas relaciones. En este contexto, las bases de datos aparecen como una herramienta indispensable para una adecuada gestión de la relación con los clientes. De acuerdo con
Cámara y Sanz (2001), entre las razones de uso de las mismas cabe mencionar:

  • Ayudan al vendedor a memorizar información. 

  • Ayudan al vendedor a recordar información relevante de sus clientes.  

  • Ayudan al vendedor a desarrollar el valor del cliente en el tiempo.


Por tanto, en la medida en que el vendedor debe manejar gran cantidad de información acerca de sus clientes, competidores, mercado y de su propia empresa, tales
bases de datos le ayudarán a poder realizar mejor su trabajo. No en vano, se afirma que la información es poder. Es más, la puesta en macha de un programa de ventas relacional requiere necesariamente del desarrollo de una base de datos de clientes.
Las aplicaciones de las bases de datos son numerosas. Así, entre los posibles usos de dichas herramientas dentro del proceso de ventas, podemos establecer:

  • Identificación de nuevos clientes potenciales. 

  • Conocimiento más especifico de cada uno de los clientes, lo que permitirá poder ofrecer un valor superior a los clientes. 

  • Ayuda al vendedor en el momento de preparar y efectuar sus presentaciones de ventas. 

  • Intercambio de información con otros miembros de la empresa. 

  • Seguimiento del cliente a lo largo del proceso de ventas y servicio postventa. 

  • Gestión de quejas y reclamaciones.


En definitiva, dichas bases son aplicables a cualquiera de las etapas de un proceso de ventas (prospección, contacto, presentación, demostración, negociación, cierre y servicio postventa). Los avances en el campo de los ordenadores portátiles y la mayor accesibilidad a la información a través de Internet han hecho posibles que las bases de datos se desarrollen y se puedan poner en práctica sin grandes dificultades.
Ahora bien, para que dichas bases de datos resulten de utilidad, deben reunir ciertas características, entre las que caben destacar:

  • La información debe estar organizada. El vendedor debe conocer qué información se recoge en la base de datos. 

  • La gestión de dicha base de datos debe resultar sencilla de manejar por los usuarios de la misma. La información debe ser accesible y manipulable. 

  • El diseño de las bases de datos debe permitir la interrelación de datos. 

Implica invertir en un ordenador centralizado y en un software que permita el tratamiento conjunto de datos.

  • La información incluida en la base de datos debe ser suficiente para poder conseguir ventas y/o mantener relaciones con los clientes. Debe incorporar datos de diferentes fuentes.


Algo tan elemental como lo indicado sobre estas lineas, en numerosas ocasiones provoca el fallo de empresas y vendedores a la hora de crear bases de datos.

Ejemplos en la concepción de una base de datos de clientes.

Las empresas son concientes de la necesidad del desarrollo de bases de datos sobre sus clientes ya sean éstos consumidores finales o intermediarios. Sin embargo, se observan ciertos fallos:

- La Caja de Ahorros Pasquinter ha creado una base de datos recientemente que incluye información sobre categorías de diversos productos. Sin embargo, dicha base no permite interrelacionar la información de forma que se puedan establecer perfiles completos de clientes para poder efectuar ventas cruzadas.

- El concesionario de coches Autococh también ha optado por la creación de una base de datos y, a diferencia del caso anterior, dicha base permite interrelacionar gran cantidad de información. Sin embargo el usuario de la misma debe poseer ciertos conocimientos de programación informatica o aprenderse algunos pasos complejos para poder sacar provecho a la misma.

- La empresa FontanVal, dedicada al suministro de material de fontanería para profesionales, ha
tenido en cuenta los fallos anteriores. Así, ha desarrollado una base de datos sencilla de manejar y que permite la interrelación sobre el sistema de pago de sus clientes. No permite conocer qué clientes pagan usualmente al contado, mediante crédito o mediante tarjeta de crédito, lo que le impide hacer presiones fiables de gestión de cobros.



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